Signature électronique signaturit : comment ca marche ?

Vous en avez assez des signatures papier qui ralentissent vos démarches ? Découvrez la signature électronique Signaturit : comment ça marche pour simplifier vos processus juridiques. Ce guide explique le fonctionnement sécurisé de cette solution, conforme au règlement eIDAS et aux articles 1366 et 1367 du Code civil. Que vous envoyiez un contrat de travail, un bail immobilier ou une convention de stage, Signaturit permet de signer en quelques clics depuis n’importe quel appareil, sans logiciel à installer. Chaque signature est associée à un dossier de preuve avec données biométriques et horodatage, garantissant sa validité légale en Europe. Découvrez comment des milliers d’entreprises utilisent cet outil innovant et fiable.

Qu'est-ce que la signature électronique et pourquoi utiliser Signaturit ?

La signature électronique : bien plus qu'une simple image

La signature électronique n'est pas une image scannée, mais un procédé technique et juridique garantissant l'intégrité d'un document et l'identification du signataire. En France, les articles 1366 et 1367 du Code civil lui confèrent une valeur légale, renforcée par le règlement européen eIDAS qui l'homologue dans l'UE. Ce système protège contre toute altération non détectée et offre une probité juridique équivalente à une signature manuelle.

Deux principes la structurent : l'authenticité de l'identité du signataire et l'immuabilité du document post-signature. Bien que souvent associée aux contrats commerciaux, elle s'applique à la majorité des documents professionnels, à l'exception des actes familiaux ou notariés. Ce cadre juridique simplifie les démarches tout en assurant une traçabilité fiable.

Signaturit : votre partenaire de confiance qualifié

Signaturit est un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCQ), certifié eIDAS, garantissant conformité et sécurité en Europe. Acteur 100% européen, il respecte les réglementations locales et continentales. Sa solution permet de téléverser un document, de l'envoyer par email, et de collecter des signatures via clic, code SMS, certificat numérique ou biométrie.

La plateforme inclut un suivi en temps réel avec traçabilité des actions (géolocalisation, adresses IP, horodatage). Cette transparence valide la légalité des documents, répondant aux besoins des secteurs RH, juridique, immobilier ou assurance via une méthode intuitive et conforme.

Le fonctionnement de Signaturit : un processus simple en deux temps

Étape 1 : pour l'expéditeur qui envoie le document

Signaturit simplifie la gestion des documents à signer. L’expéditeur se connecte à la plateforme, téléverse le fichier (PDF, Word) et place les champs (signature, nom, date, cases à cocher). Les formats .pdf et .doc sont pris en charge, avec possibilité d’importer depuis Dropbox, Box ou Google Drive. Ces étapes s’adaptent à tous types de documents : contrats de travail, baux locatifs, polices d’assurance, ou accords de confidentialité.

Il ajoute les signataires via leurs noms et e-mails. Un message personnalisé peut être inséré pour préciser le contexte. Un clic sur "Envoyer" active le suivi en temps réel, avec des rappels automatiques si le document reste en attente. Depuis le tableau de bord, l’expéditeur visualise l’avancement : document ouvert, signature en cours, ou finalisation réussie.

• Téléversement du document (formats .pdf et .doc)
• Placement des champs (multiples signataires possibles)
• Ajout des signataires (gestion simplifiée pour les équipes)
• Envoi avec suivi en temps réel et rappels automatisés

Étape 2 : pour le signataire qui reçoit la demande

Le signataire reçoit un e-mail sécurisé avec un lien vers le document. Aucune installation n’est nécessaire. Depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, il lit le document et choisit sa méthode de signature : clic (dessin), code SMS, certificat numérique (identité vérifiée) ou biométrie (stylet capturant le tracé). Chaque méthode garantit la conformité au règlement eIDAS.

Un clic final valide la signature. Les deux parties reçoivent une copie signée par e-mail. L’horodatage qualifié garantit la légalité en enregistrant la date, l’heure et les données biométriques (pression, vitesse du tracé). Cette procédure sécurisée évite les retards, avec 25 % des documents signés en moins de 48 heures.

La force de Signaturit réside dans sa simplicité : en quelques clics, un document est envoyé, signé et archivé en toute légalité, sans aucune installation logicielle préalable.

• Réception via e-mail sécurisé (lien unique)
• Accès immédiat depuis tout appareil (mobile, bureau)
• Choix des méthodes de signature (clic, SMS, certificat, biométrie)
• Validation et réception des copies signées avec horodatage

Les différentes méthodes pour apposer sa signature avec Signaturit

Un niveau de sécurité adapté à chaque document

Signaturit propose plusieurs méthodes de signature pour s’adapter à la sensibilité des documents. Chaque option équilibre simplicité et sécurité, en conformité avec les normes eIDAS. Le choix dépend du niveau de criticité du document et des exigences légales.

• Signature par clic : Adaptée aux documents à faible enjeu (ex : validation de conditions d’utilisation, acceptation d’un devis non contraignant), elle permet de signer d’un simple clic. Rapide et sans identification stricte, elle convient aux processus non critiques, avec une valeur probante mais limitée.
• Signature avec code SMS : Le signataire reçoit un code unique par SMS, valide pendant quelques minutes, à saisir pour confirmer son identité. Liée à un numéro de téléphone, cette méthode renforce la sécurité tout en restant accessible. Parfaite pour des accords à risque modéré, comme des réservations ou des commandes internes.
• Signature biométrique : Le signataire dessine sa signature via souris, doigt ou stylet. Signaturit enregistre des données uniques (vitesse, pression) et les chiffre dans le document. Ces éléments, impossibles à reproduire à l’identique, renforcent la preuve d’intention. Utilisée pour des contrats à enjeu moyen, comme des avenants de bail ou des accords de confidentialité.
• Signature avec certificat numérique : Réservée aux documents sensibles (ex : contrats bancaires, cessions de droits), elle utilise un certificat émis par une autorité accréditée. Stocké sur un dispositif sécurisé, ce certificat garantit une reconnaissance légale équivalente à une signature manuscrite, avec une traçabilité maximale. Idéale pour des accords juridiques ou des transactions immobilières.

Chaque méthode inclut un suivi en temps réel. L’expéditeur visualise l’état du document (reçu, lu, signé) via la plateforme, reçoit des alertes automatiques et peut programmer des rappels personnalisés. L’horodatage et le chiffrement des données (biométrie, codes OTP) garantissent conformité et preuve légale. Un responsable RH envoyant un contrat de travail pourra vérifier si le signataire a consulté le document, l’a signé ou nécessite un relance, optimisant ainsi les délais. Une fois finalisé, le document est immédiatement disponible pour toutes les parties prenantes, avec un résumé des actions effectuées.

Garanties de sécurité et valeur légale : ce qui rend une signature Signaturit incontestable

La sécurité juridique d'une signature électronique dépend de deux piliers : sa conformité réglementaire et la traçabilité de son processus. Signaturit répond à ces exigences via sa certification eIDAS et son système de dossier de preuve. Découvrez pourquoi ces éléments sont déterminants pour éviter tout risque de contestation.

Conformité eIDAS : la reconnaissance légale dans toute l'Europe

Signaturit est un Prestataire de Services de Confiance Qualifié (PSCQ) conforme au règlement européen eIDAS. Cette certification garantit que ses signatures électroniques sont juridiquement valables dans les 27 pays de l'Union européenne. Concrètement, cela signifie qu’un document signé via Signaturit a la même force probante qu'une signature manuscrite dès lors que les conditions de l'article 1366 du Code civil sont remplies.

Le règlement eIDAS distingue trois niveaux de signature : simple, avancée et qualifiée. Signaturit permet d'utiliser ces trois types, adaptés aux documents RH, commerciaux ou réglementés. Pour les contrats à fort enjeu juridique, la signature qualifiée offre une présomption de fiabilité devant les tribunaux européens. En savoir plus sur la personnalité juridique des signataires.

Le dossier de preuve : la clé de la sécurité juridique

Chaque document signé via Signaturit génère automatiquement un dossier de preuve (ou piste d'audit). Ce fichier sécurisé constitue une preuve irréfutable en cas de litige, grâce à la collecte systématique d'informations techniques et comportementales.

Ce système empêche toute modification post-signature et certifie l'identité du signataire. En cas de contestation, ce dossier permet de reconstituer l'ensemble du processus, évitant ainsi les risques de nullité contractuelle.

Quels types de documents peut-on signer électroniquement ?

Signaturit permet de signer électroniquement des documents professionnels avec une sécurité juridique conforme à la réglementation eIDAS.

La solution s'adresse à tous les secteurs de l'entreprise, quel que soit leur domaine d'activité.

Une solution pour tous les départements de l'entreprise

Signaturit est une solution transversale qui s'adapte à tous les services. Exemples d'utilisation par domaine :

• Ressources Humaines : Contrats de travail, avenants, soldes de tout compte. Facilite l'onboarding à distance.
• Ventes et Commerce : Devis, bons de commande. Accélère les négociations par envoi simulté à plusieurs signataires.
• Juridique et Financier : Procès-verbaux, mandats SEPA. Les méthodes de signature (clic, certificat) s'adaptent aux exigences légales.
• Immobilier : Compromis de vente, baux locatifs. La traçabilité répond aux obligations légales de conservation.
• Assurance : Souscriptions, déclarations de sinistre. Le code SMS simplifie les démarches urgentes.

L'expéditeur téléverse le document, configure les champs obligatoires, puis l'envoie par email aux signataires.

Les destinataires reçoivent un lien sécurisé. Ils signent via code SMS, certificat ou biométrie (pression, vitesse du geste), pour une identification fiable.

Le suivi en temps réel affiche l'état d'avancement (ouvert/signé) et envoie des rappels automatiques si nécessaire.

La solution est compatible avec les formats courants, principalement le PDF, et garantit la conformité légale grâce à un chiffrement et horodatage certifié.

Questions fréquentes sur la signature électronique Signaturit

Les erreurs courantes à éviter

Signaturit simplifie les démarches, mais certaines erreurs peuvent ralentir le processus. Il est crucial de vérifier l’orthographe de l’adresse email du destinataire. Une erreur pourrait entraîner des retards ou une non-réception du document. Par exemple, une faute de frappe dans "[email protected]" empêcherait le destinataire de recevoir le contrat.

Avant d’envoyer un document, assurez-vous que tous les champs obligatoires (nom, date, signature) sont correctement positionnés. Un champ oublié bloque le processus et oblige à relancer la procédure. Pour les documents complexes, vérifiez que les champs sont alignés avec les informations à collecter, comme un numéro de téléphone ou une case à cocher.

Utilisez le tableau de bord pour suivre les documents en attente. En cas de délai dépassé, envoyez des rappels automatiques. Cela évite de perdre des signatures importantes. Par exemple, si un client tarde à signer un devis, un rappel programmé relance discrètement la procédure sans effort supplémentaire.

Vos questions, nos réponses

• Ai-je besoin d’installer une application ? Non, un simple navigateur web suffit pour le signataire, que ce soit sur ordinateur, tablette ou smartphone. Cela facilite l’accès, même pour les utilisateurs non habitués aux outils numériques.
• Que se passe-t-il si une signature est contestée ? Le dossier de preuve, incluant l’horodatage qualifié et les données biométriques (pression, vitesse de tracé), sert de preuve légale. En cas de litige complexe, sachez comment choisir un bon avocat spécialisé en droit numérique.
• La signature est-elle valable uniquement en France ? Non, grâce à la conformité eIDAS, elle est reconnue dans toute l’Union Européenne. Cela inclut des pays comme l’Allemagne, l’Espagne ou les Pays-Bas, facilitant les échanges commerciaux transfrontaliers.

L’objectif de Signaturit est de rendre la signature électronique aussi simple et intuitive que possible, tout en garantissant un niveau de sécurité et de légalité maximal.

En résumé : la signature Signaturit, un levier de digitalisation simple et sécurisé

Ce qu'il faut retenir

La signature électronique Signaturit permet de téléverser un document, de l'envoyer par e-mail, d'apposer une signature via clic, code SMS, certificat numérique ou biométrie, avec un suivi en temps réel du processus. Conforme au règlement eIDAS, elle génère un dossier de preuve juridiquement valide, incluant géolocalisation, adresses IP et données biométriques. Ce processus simple et rapide élimine les étapes manuelles, gagne du temps et réduit les erreurs.

• Flexibilité accrue : Choisissez votre méthode de signature (clic, SMS, certificat ou biométrie) selon vos besoins.
• Sécurité optimale : Le chiffrement des données et l'horodatage préservent l'intégrité du document.
• Transparence totale : Le suivi en temps réel informe de l'état d'avancement, avec rappels automatisés.

Pour une entreprise, Signaturit accélère la transformation numérique et sécurise les transactions. Cette solution simplifie la gestion des contrats dans les RH, l'immobilier ou le juridique. Avec 20 ans d'expertise et un statut de prestataire qualifié eIDAS, elle garantit des opérations rapides, conformes et traçables.

En résumé, la signature électronique Signaturit allie simplicité et sécurité pour une digitalisation efficace. Grâce à sa conformité eIDAS, ses méthodes de signature adaptatives et son suivi en temps réel, elle sécurise les documents juridiques, RH, commerciaux ou immobiliers. Une solution clé pour moderniser les processus tout en garantissant valeur légale et tranquillité d'esprit.

FAQ

Comment effectuer la validation d'une signature électronique ?

La validation d'une signature électronique repose sur l'analyse du dossier de preuve généré automatiquement par la plateforme Signaturit. Ce document technique inclut des éléments comme l'empreinte numérique du fichier, les données biométriques du tracé (vitesse, pression), l'horodatage qualifié et les coordonnées du signataire. Il est accessible en cas de litige et garantit l'intégrité du document. Pour une vérification immédiate, l'attestation de signature, document synthétique fourni après chaque signature, permet de confirmer la conformité de la démarche.

Comment procéder à l'activation de la signature électronique ?

L'activation s'effectue en créant un compte sur la plateforme Signaturit, sans nécessiter d'installation logicielle. Une fois connecté, l'utilisateur téléverse le document, positionne les champs à remplir et désigne les signataires via leurs adresses e-mail. Le système envoie automatiquement un lien sécurisé aux destinataires qui peuvent alors signer depuis n'importe quel appareil connecté. Le processus est instantané, avec un suivi en temps réel des étapes réalisées (ouverture, signature).

Quelles erreurs éviter lors de l'utilisation d'une signature électronique ?

Il faut notamment éviter trois erreurs fréquentes : 1) Taper incorrectement l'adresse e-mail du destinataire, bloquant l'envoi du document ; 2) Oublier de vérifier le positionnement des champs à remplir avant l'envoi ; 3) Négliger les rappels automatiques pour les signatures en attente. En cas de doute sur le type de signature à choisir, il est recommandé de privilégier les méthodes renforcées (code SMS, certificat numérique) pour les documents sensibles.

Comment réaliser la signature d'un document électronique ?

Le processus s'effectue en quelques étapes : après réception d'un e-mail sécurisé contenant un lien unique, le signataire accède au document directement via son navigateur. Il remplit les champs requis (nom, date, etc.), puis appose sa signature parmi les méthodes proposées : dessin au doigt/souris/stylet, code SMS ou certificat numérique. Un clic de validation termine l'opération, avec envoi immédiat d'une copie du document signé au signataire et à l'expéditeur.

Comment activer un certificat de signature électronique ?

Pour activer un certificat qualifié, il faut utiliser un dispositif sécurisé (comme une carte à puce ou un token) délivré par un prestataire accrédité. Ce certificat, stocké de manière protégée, permet d'apposer des signatures électroniques reconnues comme preuves légales dans l'Union européenne. Ce processus, réservé aux documents à fort enjeu juridique, nécessite une identification renforcée du signataire et génère un dossier de preuve complet pour garantir l'authenticité.

Pourquoi la signature électronique ne fonctionne-t-elle pas ?

Les causes peuvent être multiples : 1) Problèmes techniques comme une connexion internet instable ou un navigateur non mis à jour ; 2) Erreurs de configuration (champs mal positionnés ou document corrompu) ; 3) Problèmes d'authentification (code SMS non reçu ou certificat expiré). En cas de dysfonctionnement persistant, consultez le tableau de bord Signaturit pour vérifier le statut du document ou contactez le support technique pour une résolution rapide.

Comment procéder à l'installation d'une signature électronique sur un ordinateur ?

Aucune installation n'est requise pour utiliser la signature électronique Signaturit. Le service fonctionne directement via le navigateur web (Chrome, Firefox, Safari, Edge) après connexion à votre compte. Une connexion internet stable et un navigateur à jour suffisent pour accéder à vos documents, configurer les champs et suivre les signatures. Les documents signés sont archivés automatiquement dans votre espace sécurisé, accessible depuis n'importe quel appareil.

Comment valider une signature numérique via une plateforme en ligne ?

La validation s'effectue automatiquement grâce au système de Signaturit. Lors de chaque signature, un horodatage qualifié est appliqué et un dossier de preuve est généré. Ce dernier contient des données précises (adresse IP, géolocalisation, données biométriques) pour attester de l'identité du signataire et de l'intégrité du document. En cas de contestation, ce dossier, stocké dans le respect des normes eIDAS, constitue une preuve juridique irréfutable devant un tribunal.

Où retrouver sa signature électronique après utilisation ?

Les documents signés sont automatiquement archivés dans votre compte Signaturit, dans l'espace "Documents signés". Une copie du fichier, accompagnée de l'attestation de signature, est également envoyée par e-mail aux signataires. Pour les besoins juridiques, le dossier de preuve complet reste disponible sur demande spécifique, incluant toutes les données techniques nécessaires à la preuve légale.